Asteria Expeditions is een merknaam van Reizen Van Renterghem. 

Reizen Van Renterghem nv   

Korte Zilverstraat 6,8000 Brugge -  België

Telefoon: +32 (0)50 33 25 10

E-mail: info@asteriaexpeditions.be

Reislicentie: A 1095

BTW: BE 0460 152 756

Het aanspreekpunt voor al je vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens is Annick Desmet, gedelegeerd bestuurder. E-mail: annick@asteriaexpeditions.be  Je kan ons ook telefonisch contacteren via +32 (0)50 33 25 10.

Asteria Expeditions verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens van natuurlijke personen. Dit kan gaan om natuurlijke personen die (een potentiële) klant zijn, contactpersonen bij touroperators, hotelketens, luchtvaartmaatschappijen, personeelsleden...

Asteria Expeditions hanteert een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR verordening.  

Welke persoonsgevens verwerkt Asteria Expeditions?

Asteria Expeditions verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van reis- of andere overeenkomsten die met Asteria Expeditions worden gesloten en verwerkt ook die gegevens die nodig zijn opdat Asteria Expeditions haar commerciële activiteiten zou kunnen uitoefenen.

Het kan bvb. gaan om je naam, voornaam en contactgegevens, maar ook om je taalkeuze, je ondernemings- of BTW-nummer, je bankrekeningnummer, kredietkaartnummer, paspoortgegevens of e-mailadres. Maar ook de communicatie die je met Asteria Expeditions voert als huidige of potentiële klant. Asteria Expeditions verwerkt weinig gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GDPR.

Klanten zijn in het kader van reizen doorgaans verplicht om bepaalde (contact)gegevens aan Asteria Expeditions mee te delen en daaronder kunnen dan wel bepaalde gevoelige gegevens zijn, zoals voor de reis relevante medische gegevens of speciale wensen (in verband met dieet, religie of beperkingen). De klant zal voor deze strikt noodzakelijke verwerking dan haar uitdrukkelijke toestemming geven door aanvaarding van de algemene en bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op de reisovereenkomst. Andere persoonsgegevens zijn misschien niet verplicht maar als je die niet meedeelt, kan dit de uitvoering van je reisovereenkomst wel ernstig vertragen of schaden.

Wanneer je bent ingeschreven op onze nieuwsbrief, dan ontvangt je op regelmatige tijdstippen een nieuwsbrief op het aangegeven e-mailadres. Asteria Expeditions gebruikt dit e-mailadres enkel voor de diensten waarop er werd ingeschreven. Uiteraard kan je op eender welk ogenblik worden uitgeschreven via de link onderaan elke nieuwsbrief of door een e-mail te versturen naar annick@asteriaexpeditions.be

Juridische grondslag en doeleinden van de verwerking

De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten is meteen ook de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door Asteria Expeditions. Indien nodig wordt je aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR gevraagd. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.

In dit verband merkt Asteria Expeditions natuurlijk wel op dat Asteria Expeditions jouw gegevens ook kan verwerken vanuit een ’gerechtvaardigd belang’ voor de verwerking. Zo kan Asteria Expeditions je bvb. inlichten over nieuwe, voor jou mogelijk interessante reizen of promoties indien je reeds lang bent ingeschreven op onze nieuwsbrief. Asteria Expeditions zal dit, zoals in het verleden, natuurlijk steeds binnen redelijke grenzen doen en nooit op een agressieve of door jou niet-gewenste manier.

Bron van de persoonsgegevens

Asteria Expeditions verkrijgt de persoonsgegevens die ze verwerkt, in de eerste plaats van de betrokken natuurlijke personen zelf. Je verzekeringsmaatschappij, de tussenpersonen en medisch personeel kunnen ook informatie of gegevens over je verstrekken bvb. in een noodgeval of in het belang van andere klanten. We maken uiteraard nooit misbruik van deze gegevens en gebruiken ze alleen om jou beter te kunnen helpen.

Duurtijd van de verwerking

Asteria Expeditions houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking.

In principe bewaart Asteria Expeditions de persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar te rekenen vanaf het einde van de (reis)overeenkomst die met Asteria Expeditions werd gesloten dan wel vanaf het moment waarop de gegevens werden bekomen (dit rekening houdend met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen). Indien noodzakelijk, bvb. ingeval van een rechtsgeding, kan het zijn dat de persoonsgegevens natuurlijk langer bijgehouden moeten worden.

De persoonsgegevens van haar personeelsleden houdt Asteria Expeditions niet langer bij dan 5 jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tenzij ingeval van een rechtsgeding in welk geval de gegevens kunnen worden verwerkt tot maximaal 3 jaar na de definitieve afhandeling daarvan.

Eventuele gevoelige gegevens worden slechts bijgehouden voor de duur noodzakelijk voor de uitvoering van de reisovereenkomst tenzij ze op de ene of ander manier noodzakelijk bijgehouden moeten worden om te kunnen aantonen dat Asteria Expeditions de reisovereenkomst correct heeft uitgevoerd.

Asteria Expeditions houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, maximaal up-to-date en wist of verbetert ze waar nodig.

Veiligheid van de persoonsgegevens

Asteria Expeditions waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch. Asteria Expeditions slaat belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.

Verwerking door of doorgifte aan externe partners

Asteria Expeditions verwerkt persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden). Asteria Expeditions geeft gegevens enkel door aan derden als dit noodzakelijk is om jouw reis te kunnen boeken of om de reis vlot te laten verlopen (zo moeten we bepaalde gegevens meedelen met de leveranciers van de reisarrangementen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoerbedrijven). Alleen de strikt noodzakelijke gegevens worden natuurlijk meegedeeld. Asteria Expeditions geeft persoonsgegevens ook nog door aan externe partners maar dit in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar taak als reisorganisatie.

De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse partijen ook buiten de EU (zoals hotelketens, luchtvaartmaatschappijen, handling agents en andere serviceverleners) is in het kader van de uitvoering van reisovereenkomsten absoluut noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant en de klant geeft dan ook toestemming voor deze verwerking in de algemene of bijzondere voorwaarden van de reisovereenkomst. Ze is ook in het belang van de klanten.

Als Asteria Expeditions persoonsgegevens doorgeeft aan iemand buiten de EU die niet op een lijst met ’veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor in de mate van het mogelijk de passende veiligheidswaarborgen afdwingen.

Asteria Expeditions ziet er maximaal op toe dat de externe partners die voor haar persoonsgegevens verwerken of die (mee) verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven. Daartoe wordt er gestreefd om zoveel mogelijk ’verwerkingsovereenkomsten’ af te sluiten met de belangrijkste partners.

Jow rechten onder de GDPR

Asteria Expeditions waarborgt dat je als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR jou verleent:

Recht van inzage Recht op rectificatie Recht op gegevenswissing (’recht op vergetelheid’) Recht op beperking van de verwerking Recht op overdraagbaarheid van gegevens.    

Recht van bezwaar

Je kan jouw rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen via de contactinformatie vermeld vooraan deze verklaring. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan Asteria Expeditions je een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.

Cookies

Asteria Expeditions maakt op haar website gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die automatisch bewaard worden op de harde schijf van jouw computer. Deze informatie doet jouw bezoek aan de site sneller en efficiënter verlopen. Indien je het gebruik van cookies uitschakelt in jouw browser, kunnen wij je geen correcte werking van deze website garanderen. Deze cookies worden vooral gebruikt voor het bijhouden van jouw sessie en ervaring op onze website te stroomlijnen.

Een klacht of vraag over jouw persoonsgegevens?    

Jouw aanspreekpunt bij Asteria Expeditions werd al meegedeeld. Heb je een klacht, dan kan je die ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).      

Dat is de nieuwe naam voor de privacycommissie. Je kan ook steeds verhaal aantekenen bij de nationale rechtbanken.  

Wijziging van de privacyverklaring

Asteria Expeditions kan deze privacyverklaring ten allen tijde aanpassen en raden je daarom aan om deze regelmatig te bekijken. Bij significante wijzigingen aan onze privacyverklaring of -voorwaarden zullen we je hiervan proactief op de hoogte stellen.

Deze informatie werd het laatst bijgewerkt op 17 november 2023.